استانداردهای نگهداری و تعمیرات تجهیزات روشهای اندازه گیری میزان فرسایش (فعالیت روزمره نت) و بازگرداندن تجهیزات به شرائط اولیه (تعمیر) را مشخص می نمایند.برای هر یک از فعالیتها، استانداردی جداگانه تعریف می گردد.روشهای انجام فعالیتهای نت شامل دستورالعملها و متدها و زمانهای لازم برای بازرسی، تعمیرات و سایر فعالیتهای مرتبط با نت می باشند.

 

انواع استانداردهای نت شامل :

 

·         استانداردهای بازرسی ( برای اندازه گیری میزان فرسایش و تعیین محدوده های مجاز)

·         استانداردهای تعمیر ( برای بازگرداندن تجهیزات به شرائط اولیه)

·         استاندارد تعمیرات اساسی ( برای جلوگیری از فرسایش)

·         روشهای نت ( نشان دهنده روشها و زمانهای اجرای نت)

 

استانداردهای بازرسی :

این استانداردها شامل روشهای بازرسی تجهیزات می شوند.به عبارت دیگر، این استانداردها شامل تکنیکهای اندازه گیری و تعیین دامنه و میزان فرسایش تجهیزات می شوند.این استانداردها ، اطلاعاتی نظیر محلها و قسمتهایی که باید بازرسی شوند، متد ها، وسائل اندازه گیری مورد نیاز و ابزار و مواد لازم را به همراه عکسها و نمودار ها و دامنه ها ی گویا ، ارائه می دهند.

 

استانداردهای سرویس :

این استانداردها، روشهای انجام سرویسهای فنی و خدمات روزمره روی دستگاه ها را نشان می دهد که شامل تمیز کاری ، روانکاری ، تنظیم و تعویض قطعات و .... می باشند.

 

استانداردهای تعمیر :

شرائط و روشهای انجام عملیاتهای تعمیر، نظیر لوله کشی، تراشکاری، عملیات برقی و .... را بصورت دستورالعمل استاندارد تعیین می کند.

 

در اینجا نمونه ای از دستورالعمل استاندارد تعمیر در نت  آورده می شود.

 

دستورالعمل استاندارد ساعت زدن شافت

 

1- خاموش کردن دستگاه تراش.

2-     باز كردن فكهاي سه نظام جهت قراردادن يك سر شفت داخل آن.

3-     قراردادن يك سر شفت داخل فك دستگاه تراش.

4-     قرار دادن نوك مرغك دستگاه تراش بر مركز مقطع شفت و محكم كردن آن.

5-     بستن فكهاي سه نظام .

6-     قرار دادن قسمت پايه ساعت بر روي سطح ثابتي از دستگاه تراش.

7-     قرار دادن نوك ساعت بر نقطه‌اي از محيط شفت در تماس با ياتاقان‌ها و صفر كردن عقربه ساعت.

8-     حركت دادن سه نظام ( شفت) حول محور خود و يادداشت نمودن تغييرات عقربه ساعت در هر 90^o از محيط شفت.

9-     انجام عمليات فوق در نقاط ديگر از شفت در تماس با ياتاقان، ايمپلر و ....

10-در صورت نياز انجام عمليات تراشكاري و يا پرداخت بر روي شفت در صورتيكه تغييرات ابعادي ياداشت شده از مقدار مجاز بيشتر باشد .

تهیه و تنظیم  : مهندس کبابی

---

وظائف بازرس فنی:

 

-          بازرسی ماشین آلات و تجهیزات مطابق با دستورکارها و دستورالعملهای دوره ای نت و نیز بازرسی های  اتفاقی.

-          گزارش مشاهدات بازرسی و هرگونه عیب و نقص تجهیزات.

-          پیگیری گزارشات تا زمان رفع مشکل.

-          بررسی فنی دستورکارهای صادره ی نگهداری و تعمیرات و الصاق دستورالعمل فنی (درصورت نیاز) پیش از ارسال به واحدهای سرویس و تعمیر.

-           تایید دستورکارهای سرویس و تعمیر پس از انجام توسط واحدهای مربوطه.

-          تهیه گزارشات فنی خاص.(برای مثال تحقیق در خصوص علل خوردگی بیش از حد در مخازن و ....)

-          بازرسی اقلام در حال ساخت و تحویل.

-          تایید مواد و قطعات فنی خریداری شده پیش از ورود به انبار.

---

 

---

تاريخچه
 مهندسی ارزش ابتدا در زمان جنگ جهانی دوم در امريکا و در کمپانی جنرال الکتريک مطرح گرديد. مشکل اصلی اين کمپانی، کمبود بعضی مواد اوليه جهت توليدات خود بود. آقای لارنس مايلز در مواجهه با اين مشکل تلاش نمود تا راه حل مناسبی بيابد. وی اساس کار خود را بر بررسي کارکردهای توليدات جنرال الکتريک قرارداد، سپس با طی مراحلی سعي کرد جانشين هايی برای مواد اوليه کمياب بيابد. وی اين روش را که متکی بر تحليل کارکرد ها بود مهندسی ارزش ناميد. در دهه 60 اين روش در وزارت دفاع و کليه نهادها و سازمانهای تابعه آن به عنوان يک دستور العمل رعايت می گرديد. در دهه 70 اين روش به ژاپن راه يافت و در آنجا به واسطه تاثير پذيری از روشهای کار گروهی اين کشور تغييرات مختصری در نحوه پياده سازی پيدا کرد و اکنون اين روش (و نه علم) تقريباً در سراسر جهان شناخته شده است و انجمن های مهندسی ارزش در بسياری از کشورهای امريکايی، اروپايی و حتی آسيايی تاسيس شده اند که مهمترين آنها انجمن مهندسی ارزش امريکا می باشد. در آسيا و در همسايگی ما در کشور عربستان سعودی نيز کارهايی در اين زمينه صورت گرفته و متخصصين صاحب نامی در آنجا فعاليت نموده اند...

عموماً خطر آتش سوزي در شرايط عادي كاركرد در واقع بسيار كم است. گاز CNG از هواسبكتر است و در فضا پراكنده مي شود. بخار LPG از هوا سنگين تر است و به تشكيل حوضچه در نزديكي زمين تمايل دارد.

 

عملكرد و كارائي وسائل نقليه دو گانه سوزبنزين و گاز طبيعي چگونه است ؟

بر حسب قدرت وسائل نقليه دوگانه سوز( CNG ) در حدود 10 تا 12 درصد قدرت خود را بعلت اينكه گاز طبيعي جاي اكسيژن در محفظه احتراق موتور را مي گيرد،از دست مي دهند.

 

---

ميزان انرژي گاز طبيعي در حدود 47 مگاژول بركيلوگرم ويا 40مگاژول بر متر مكعب است.كه اين مقايسه براي بنزين 60مگاژول بر كيلوگرم يا 46 مگاژول بر متر مكعب است.به عبارتي يك كيلوگرم گاز معادل33/1 ليتر بنزين يا 22/1 ليتر گازوئيل است.

رانندگي در ارتفاعات بلند :  در ارتفاعات ،هوا رقيق تر شده وموتور با تركيب سوخت غني تري(نسبت بيشتري از سوخت به هوا) كار مي كند. از رو قدرت موتور به دليل كاهش تنفس موتور و تأمين اكسيژن كمتر ونيز جريان غني تر وشديدتر سوخت افت مي كند. دراين حالت، چون موتور گاز سوز بعلت اينكه گاز در حدود 12 درصد حجم ورودي را تشكيل داده وبا كاهش چگالي هوا براثر رقيق تر شدن آن ، حجم سوخت نيز پايين مي آيد و توان موتور نيز 12 تا14 درصد افت مي كند. لذا در صورت دوگانه سوز بودن وسيله نقليه بهتر است در ارتفاعات از سوخت بنزين استفاده گردد.

     

عوامل مؤثر بر بازده سوخت CNG: مقادير ارزش حرارتي خالص بنزين،گازوئيل ،LPG و CNG      به ترتيب 44،45،43،46 است.

بنابراين تفاوت زيادي وجود ندارد و ليكن مقادير ارزش حرارتي نيز به ميزان زيادي بستگي به تركيب سوخت دارد مخصوص براي LPG و CNG.

راندمان موتور،تابعي از عوامل موتور است كه مهمترين آن ضريب تراكم موتور است. سوخت ديزل(گازوئيل)در يك موتور احتراقي تراكمي داراي ضريب تراكم 14 به 1 است. وداراي بالاترين راندمان 40 درصد به عنوان حد بالائي بازده است.

بالاترين بازده بعدي براي سوخت CNG است كه با ضريب تراكم 12 به 1 داراي راندمان حدود 35 درصد است .

موتورهاي بنزيني وسوخت LPG داراي ضريب تراكم بيشينه 9 به 1 داراي راندماني در حدود 30 درصد هستند . مقادير راندمان هاي مذكور حدود بالائي آنها بوده در بار كامل مي باشند.

      در بسياري از كشورها CNG داراي بهترين ارزش و آنگاه گازوئيل و بعد LNG و در نهايت بنزين است. چنانچه يك موتور

بنزيني به سوخت CNG تبديل شده باشد به بالاترين بازده فوق الذكر دست نخواهد يافت. زيرا ضريب تراكم در سطح مورد نياز براي سوخت بنزين ثابت باقي مي ماند.

بنابراين دستيابي به بالاترين راندمان فقط درخودروهاي OEM (خودروهاي با موتورهاي اصلي سوخت CNG) امكان پذير است.

---

    1- گاز طبيعي سوختي با احتراق بهينه،پاكيزه وتميز است كه سبب افزايش عمر موتوروكاهش تعميرات

آن مي گردد.  تعويض شمع در موتورهاي بنزيني تا 32000 كيلومتر و در گاز سوز تا 120000 كيلومتر دوام دارد.     

2-   اين سوخت قابل انتقال ومكش از مخزن اتومبيل نمي باشد واحتمال سرقت سوخت كاهش مي يابد.كما اينكه در صورت بالارفتن قيمت سوخت معضل سرقت سوخت نيز اضافه مي گردد.

3-      زمان سوخت گيري سريع بين 5 تا 6 دقيقه و آهسته آن 5 تا 8 ساعت زمان مي برد.

4-   در صورت احتراق گاز طبيعي (CNG) ،گاز منو اكسيد كربن در حدود 70درصد و مواد آلاينده گازي غير متاني 89 درصد واكسيد نيتروژن 87 درصد كمتر است.

5-   از نظر ايمني،گاز طبيعي ايمن تر است.زيرا گاز طبيعي برخلاف بنزين در زمان وقوع حوادث وتصادفات در هوا نشر وپراكنده مي گردد.اما حوضچه هاي بنزين بر روي زمين ايجاد خطر آتش سوزي مي كنند.

از طرفي كپسولهاي ذخيره گاز مورد استفاده بسيارمستحكمتراز تانكهاي سوخت بنزيني مي باشند.

طراحي اين كپسولها منوط به اجراي شديدترين آزمونهاي ايمني نظير حرارت وفشارهاي بسيار زياد،تير اندازي وبرخوردهاي شديد است.

---

 

 

مردي پايين كوه ايستاده بود و با حسرت به قله نگاه ميكرد . صاحب نظري از كنارش گذشت و باكنجكاوي دليل نگاه حسرت بارش را پرسيد.   

مردگفت :

 " دلم مي خواست مي توانستم آن بالا باشم."

صاحب نظر گفت :

 " كافي است همزمان با اين آرزو دلت نخواهد اين پايين باشي!"

***

  روي سخن با مديراني است كه علاقمند به رشد و ارتقاء مجموعه خود هستند و طبيعي است كه براي بهبود مجموعه مي بايست تلاش نمايند.در پروژه هاي عمراني و در  حيطه ماشين آلات  مديران  ميخواهند ميزان توقف ماشين آلات شركت به حداقل برسد و دقت كاركرد آنها بهبود يابد. مديران  ميخواهند وضعيت نت در شركت بهبود يابد اما كمتر تمايل دارند بودجه نگهداري و تعميرات را افزايش دهند ،معمولاٌ تمايل ندارند براي افزايش انگيزه پرسنل نت تلاش نمايند و  تمايلي به تفويض اختيارات ندارند . اين كار مديران  مانند فرد چاقي است كه ميخواهد وزن خود را كاهش دهد اما تمايلي به ترك عادات بد غذايي خود ندارد .

خلاصه آنكه اگر در فكر تغيير فرهنگ كاري در پرسنل زير مجموعه خود هستيم اول بايد از خود شروع نمائيم.

 

 

 

این عبارت به واقع اعجاز آور از دكتر «كن بلانچارد» Ken blanchard نویسنده وسخنران معروف كتابهای مدیریتی است كه اكثر صاحب نظران گستره دانش مدیریت وی را، فیلسوف مدیریت می نامند.
معنی این عبارت آن است كه: اهمیتی ندارد كه فكر من چقدر بزرگ است، هرچه كه باشد هرگز نمی تواند از مجموع اندیشه های همه اعضای یك تیم بزرگتر باشد. اگر می خواهیم بزرگترین و هوشمندترین اندیشه ممكن را داشته باشیم، تنها كاری كه باید بكنیم این است كه فكرمان را با دیگر اعضای یك تیم، یكی كنیم مثل اتصال یك سری رایانه شخصی به یكدیگر و استفاده از امكانات دیگران به صورت شبكه كه درست مثل این خواهد بود كه یك رایانه بزرگ در اختیار خواهیم داشت. به عبارتی دیگر اگر شما به دیگران فرصت فكر كردن و كاركردن را بدهید حاصل كار شما اگرچه به تنهایی كمتر نمود پیدا می كند، اما نتیجه ای كه از كار گروهی حاصل می شود در مجموع خیلی بیشتر و بهتر از كار فردی خواهد بود.
رمز موفقیت ازدیدگاه كن بلانچارد تشكیل شده ازیك كلمه Perform كه به معنی ایفای نقش كردن ویا انجام دادن كاراست. ازجمله ویژه گیهای هریك ازحروف این كلمه میتوان به مواردذیل اشاره كرد:
▪ مخفف به معنی اهداف ارزشهاPurpose and ValuesP"
▪ مخفف به معنی صلاحیت و اختیارEmpowerment E"
▪ مخفف به معنی روابط شخصی و ارتباطاتRelationship and communicationR"
▪ مخفف به معنی انعطاف پذیریFlexibilityF"
▪ مخفف به معنی عملكرد بهینه یا مساعدترین روشOptimal performance O"
▪ مخفف به معنی باز شناسی و قدردانیRecognition and AppreciationR"
▪ مخفف Morale به معنی روحیه وحس برتری جوییM"
و با كلمات فوق میتوان این جمله را ساخت كه دستیابی به عملكرد عالی نیازمند روحه برتری طلبی، تدارك اهداف روشن، توسعه مهارتها (با صلاحیت و اختیار تصمیم گیری و قابلیت انعطاف)، روحیه اقتدار تیمی (روابط بین شخصی و ارتباطات) و توجه به ویژگی های مثبت (بازشناسی و قدردانی) میباشد.
كه این خصیصه ممتاز سازمانهای متعالی هزاره سوم است. سازمانهایی كه به مشاركت و اندیشه و دانایی جمعی از كاركنان خود باور دارند. مدیریت مشاركتی در جهان امروز دیگر یك پیشنهاد نیست بلكه یك الزام برای نیل به مت تكامل وبهبود وبهره وری سازمانی است.

 

 

|

 

 

اعتقاد قلبی به کار

 

اعتقاد داشتن به کاری که انجام می دهیم در انجام بهینه آن کار تاثیر مستقیم دارد . سعی کنیم کاری را انجام بدهیم که قلبا ما را راضی می کند . سعی کنیم کاری که انجام می دهیم نه فقط برایمان منفعت مادی بدنبال بیاورد که از نظر روحی نیز ما را ارضا کند . اعتقاد قلبی به آنچه می خواهیم انجام دهیم جدیت ما رادر انجام کار بیشتر می کند .و تضمینی برای موفقیت ماست . هر زمان یک مدیر بتواند برای انجام کارها را کارکنانش انگیزه ای فراتر از مسائل مادی فراهم آورد و یک فلسفه کاری را بر امورش حاکم کند سیر پیشرفت سازمانش را تند تر می کند . سازمانی که همه بدنبال منافع مادی شخصی هستند و برای اینکار هر روشی را مجاز می شمارند یک سازمان بیمار و رو به اضمحلال است . مدیری که برای خبر آوردن از یکی از مدیرانش به منشی او انعام می دهد یا به فلان سرپرست برای ایستادن روبروی مدیرش و کم کردن روی او پاداش می دهد . پایه های اعتقادی و فلسفه کاری را در سازمانش ضعیف می سازد . نه تنها پولش رفته است و اعتقادش هم رفته است بلکه نقطه ضعفی از خود بروز داده است که می شود یک بنیان برای ایجاد سازمانهای غیر رسمی و زمانی باید برای این نقطه ضعفهایی که افراد ضعیف سازمان از او دارند تاوان بدهد . اعتقاد به کرامت انسانها در محیط کار یکی از این اصول اعتقادی و فلسفی است

 

 

 

 

 

 

 

 

كساني كه نمي توانند گذشته را به ياد آورند محكوم به تكرار آن هستند. جورج سانتايانا

---

مـــــارك آكرمن از دانشگاه كاليفرنيا مي گويد: فناوري اطلاعات سازمانها را قادر ساخته تا كوهي از اطلاعات را توليد و نگهداري كنند.
بسياري از سازمانها از عرضه بيش از حـــد اطلاعات رنج مي برند. يا اينكه مي داننــــد اطلاعات موردنظر را دارند اما نمي توانند آنها را پيدا كنند. ايجاد و بهبود حافظه سازماني، يكي از شيوه هاي مديريت منابع فكري و فرهيخته است. سازمانها بايستي راجع به تلاشهاي گذشته و شرايط محيطي خود دانشي را در حافظه نگهداري كنند. وقتي سازمان مطلبي را مي آموزد، از آن پس بايستي نتيجه آن مطلب دردسترس باشد.

ثبت و ضبط مطالب به صورت مكتوب تنها يك فرم از حافظه سازماني است. آشكارترين محل در اين زمينه گنجينه هاي اطلاعاتي همچون كتابچه شركت، پايگاههاي داده، سيستم هاي نگهداري فايل ها و حتي داستانها و حكايتها نيز مي شود. علاوه بر اين، افراد نيز يكي ديگر از محلهاي اصلي نگهداري و حفظ دانش سازماني هستند.

فناوري اطلاعات به دو شيوه از حافظه سازماني پشتيباني مي كند.
يكي از طريق بازيابي دانش ثبت و ضبط شده و ديگري ازطريق دردسترس قراردادن افراد با دانش در سازمان.
همانگونه كه مي دانيم اقتصاد جديد مبتني بر كارهاي دانش محور بوده و ارابه اين اقتصاد، كاركنان با دانش هستند كه داراي تحصيلات رسمي و قوي بوده و آموخته اند كه چگونه ياد بگيرند و استمرار جدي يادگيري در طول زندگي، براي آنها به يك عادت رفتاري تبديل شده است.

اين فرد با دانش برخلاف ساير كاركنان و كارگران ساده و سنتي، يك كارشناس متخصص است. زيرا براي استفاده اثربخش تر، بايستي دانش را تخصصي كرد. درنتيجه كاركنان با دانش برخلاف اسلاف خود، بايستي در گروهها و قالبهاي تيمي كاركرده و به صورت منظم و كاملاً عادي براي حل مسايل پيچيده گردهم آيند. براي يك كارمند با دانش، داشتن تخصص به تنهايي كافي نيست.
او همچنين بايستي مهارتهاي همكاري و همفكري با ساير كاركنان دانشي را داشته باشد. به عنوان مثال، او بايستي قادر باشد افرادي را كه فاقد آن دانش پايه اند درك كرده و البته خود او نيز بايستي از سوي آنها به خوبي درك شود. همچنين بايد به گونه اي عمل كند تا افرادي را كه احياناً ارزشها و بينشهاي متفاوتي دارند درك كرده و خود نيز براي آنهـــا قابل درك باشد. بهره وري تيم هاي دانش مدار، بستگي به توانايي آنها در ايجاد ارتباط و تعامل دوسويه با وجود موانعي از اين قبيل خواهد داشت. البته بايد اذعان كرد كه موسسات آموزشي و دانشگاهها ما را كمتر براي اين سطح از توان همكاري و همفكري با ديگران تربيت مي كند. همانگونه كه پيتر دراكر گفته است:بهره وري كارهاي دانش مدار (كه هنوز به طرز تأسف باري پايين است!)، چالش جدي جامعه دانش مدار است». (دراكر 1994)
سازمان دانش مدار سازماني است كه دارايي كليدي آن، دانش است.
مزيت رقابتي اين سازمانها از داشتن دانش و استفاده اثربخش از آن سرچشمه مي گيرد. حافظه سازماني اين دارايي كليدي را ازطريق گردآوري، ضبط، سازماندهي، توزيع، ترويج و استفاده مجدد از دانشي كه توسط كاركنان ايجاد شده، توسعه و تقويت مي كند.

دلايل منطقي و متعددي جهت پيگيري و ايجاد حافظه سازماني وجود دارد. چنانچه حافظه يك شخص شبيه حافظه سازمانهاي معمولي امروز بود، فكر مي كرديم او آدم بسيار احمقـــي بوده و يا از يك بيماري عصبي رنج مي برد.
سازمانها به صورت روتين آنچه را در گذشته انجام داده و دلايل انجام آن را فراموش مي كنند. قدرت يادگيري اين گونه سازمانها به شدت ضعيف و آسيب ديده است. و اين بدان خاطر است كــــه توانايي ارائه و نماياندن جنبه هاي حياتي و مهم دانسته هاي خود را ندارند.

حافظه سازماني، تنهـــا وسيله و ابزار جمع آوري و نگهداري دانش نيست بلكه وسيله اي براي به اشتراك گذاشتن دانش نيز محسوب مي شود.
چنانچه دانش موجود در سازمان به خوبي آشكارسازي و مديريت شود، خرد سازماني تقويت و تبديل به مبنايي براي انتقال دانش و يادگيري به ديگران خواهدشد. اين دانش را مي توان در اختيار افراد و تيم ها كه نياز به حافظه پروژه اي دارند، همچنين دراختيار سازمان به عنوان يك كليت كه نياز به حافظه درازمدت و بين تيمي دارد، قرار داد. «مك مستر» (1995) مي گويد: «ماهيت سازمانها و محيط رقابتي پيرامون آنها بيانگر اين است كه يادگيري سازماني و گردآوري دانش هم در كوتاه مدت و هم براي بقا در درازمدت عامل مهمــــي جهت سلامت و بالندگي آنها به شمار مي رود.

فوايد ناشي از داشتن سيستم حافظه سازماني، در كوتاه مدت نيز مهم و قابل توجه است. وقتي تيم درجريان فرايند حل مسئله اقدام به آشكارسازي افكار، ايده ها و روشهاي خود مي كند، از آن پس تيم هاي دانشي در هنگام تكرار پروژه و يا انجام كار به شكلي نو، ديگر با مشكلات كمتري روبرو خواهندبود. جلسات نيز بسيار اثربخش تر خواهدشد. هرچه آشكارسازي دانش در سازمان بيشتر شود، جديت و دقت افزايش يافته، همكاري و هماهنگي ها نيز بهبود مي يابد. افراد جديد با مرور منابع دانش پروژه، خيلي سريعتر با پروژه آشنا مي شوند. وقتي يكي از اعضاي تيم، تيم يا سازمان را ترك مي كند، حداقل بخشي از دانش غيررسمي او درميان گروه باقي خواهدماند.

موانع موجود براي عادي شدن حافظه سازماني
علي رغم فوايد آشكار حافظه سازماني، چالشهايي در زمينه ايجاد يك حافظه سازماني اثربخش وجود دارد: 1 - دانش سازماني غيررسمي مانند يك حيوان وحشي گريزپا به سختي قابل ثبت و ضبط شدن است. 2 - رويكرد معمولي و متعارف در زمينه حافظه سازماني يعني ثبت و نگهداري اسناد، نمي تواند شرايط و واقعيت مطلب را منعكس كند. 3 - به مرور زمان مرتبط بودن دانشو درنتيجه ارزش آن از دست مي رود.

دانش سازماني تنها در مغز افراد سازمان وجود ندارد، بلكــــه ماهيت پراكنده بودن آن به طور تلويحي بيانگر آن است كه در ساختارها و فرايندهايي كه تحقق و وجود خارجي دارند مانند خط مشي هـــا، مدارك، مستندات، فناوري ها، آرايش و نظم فيزيكي، روشها، نمادها و غيره نيز تجلي مي نمايد.

دانش سازماني از تجارب و آموخته هاي گذشته و عملكردهاي جاري سازمان شروع شده، رشد و تكامل يافته و به طور سيستماتيك بسياري از افكــــــار و اقدامات ما را جهت مي بخشد و به گونه اي ما را در مواجهه موثرتر با مســايل جديد و الزامات پيچيده آنها كمك مي كند. بدين ترتيب، ابعاد مهم و متعددي از فرايند حل مسئله را از ذهن خارج كرده، به دوش ساختارها و فراينـــــــدهاي بيروني مي اندازيم. اين گونه ساختارها و فرايندها به عنوان عوامل و اجزاي حافظه سازماني، باعث تسهيل فرايند حل مسئله و بهبود توانائيهاي شناختي فردي و جمعي خواهدشد.

 

كساني كه نمي توانند گذشته را به ياد آورند محكوم به تكرار آن هستند. جورج سانتايانا


مـــــارك آكرمن از دانشگاه كاليفرنيا مي گويد: فناوري اطلاعات سازمانها را قادر ساخته تا كوهي از اطلاعات را توليد و نگهداري كنند.
بسياري از سازمانها از عرضه بيش از حـــد اطلاعات رنج مي برند. يا اينكه مي داننــــد اطلاعات موردنظر را دارند اما نمي توانند آنها را پيدا كنند. ايجاد و بهبود حافظه سازماني، يكي از شيوه هاي مديريت منابع فكري و فرهيخته است. سازمانها بايستي راجع به تلاشهاي گذشته و شرايط محيطي خود دانشي را در حافظه نگهداري كنند. وقتي سازمان مطلبي را مي آموزد، از آن پس بايستي نتيجه آن مطلب دردسترس باشد.

ثبت و ضبط مطالب به صورت مكتوب تنها يك فرم از حافظه سازماني است. آشكارترين محل در اين زمينه گنجينه هاي اطلاعاتي همچون كتابچه شركت، پايگاههاي داده، سيستم هاي نگهداري فايل ها و حتي داستانها و حكايتها نيز مي شود. علاوه بر اين، افراد نيز يكي ديگر از محلهاي اصلي نگهداري و حفظ دانش سازماني هستند.

فناوري اطلاعات به دو شيوه از حافظه سازماني پشتيباني مي كند.
يكي از طريق بازيابي دانش ثبت و ضبط شده و ديگري ازطريق دردسترس قراردادن افراد با دانش در سازمان.
همانگونه كه مي دانيم اقتصاد جديد مبتني بر كارهاي دانش محور بوده و ارابه اين اقتصاد، كاركنان با دانش هستند كه داراي تحصيلات رسمي و قوي بوده و آموخته اند كه چگونه ياد بگيرند و استمرار جدي يادگيري در طول زندگي، براي آنها به يك عادت رفتاري تبديل شده است.

اين فرد با دانش برخلاف ساير كاركنان و كارگران ساده و سنتي، يك كارشناس متخصص است. زيرا براي استفاده اثربخش تر، بايستي دانش را تخصصي كرد. درنتيجه كاركنان با دانش برخلاف اسلاف خود، بايستي در گروهها و قالبهاي تيمي كاركرده و به صورت منظم و كاملاً عادي براي حل مسايل پيچيده گردهم آيند. براي يك كارمند با دانش، داشتن تخصص به تنهايي كافي نيست.
او همچنين بايستي مهارتهاي همكاري و همفكري با ساير كاركنان دانشي را داشته باشد. به عنوان مثال، او بايستي قادر باشد افرادي را كه فاقد آن دانش پايه اند درك كرده و البته خود او نيز بايستي از سوي آنها به خوبي درك شود. همچنين بايد به گونه اي عمل كند تا افرادي را كه احياناً ارزشها و بينشهاي متفاوتي دارند درك كرده و خود نيز براي آنهـــا قابل درك باشد. بهره وري تيم هاي دانش مدار، بستگي به توانايي آنها در ايجاد ارتباط و تعامل دوسويه با وجود موانعي از اين قبيل خواهد داشت. البته بايد اذعان كرد كه موسسات آموزشي و دانشگاهها ما را كمتر براي اين سطح از توان همكاري و همفكري با ديگران تربيت مي كند. همانگونه كه پيتر دراكر گفته است:بهره وري كارهاي دانش مدار (كه هنوز به طرز تأسف باري پايين است!)، چالش جدي جامعه دانش مدار است». (دراكر 1994)
سازمان دانش مدار سازماني است كه دارايي كليدي آن، دانش است.
مزيت رقابتي اين سازمانها از داشتن دانش و استفاده اثربخش از آن سرچشمه مي گيرد. حافظه سازماني اين دارايي كليدي را ازطريق گردآوري، ضبط، سازماندهي، توزيع، ترويج و استفاده مجدد از دانشي كه توسط كاركنان ايجاد شده، توسعه و تقويت مي كند.

دلايل منطقي و متعددي جهت پيگيري و ايجاد حافظه سازماني وجود دارد. چنانچه حافظه يك شخص شبيه حافظه سازمانهاي معمولي امروز بود، فكر مي كرديم او آدم بسيار احمقـــي بوده و يا از يك بيماري عصبي رنج مي برد.
سازمانها به صورت روتين آنچه را در گذشته انجام داده و دلايل انجام آن را فراموش مي كنند. قدرت يادگيري اين گونه سازمانها به شدت ضعيف و آسيب ديده است. و اين بدان خاطر است كــــه توانايي ارائه و نماياندن جنبه هاي حياتي و مهم دانسته هاي خود را ندارند.

حافظه سازماني، تنهـــا وسيله و ابزار جمع آوري و نگهداري دانش نيست بلكه وسيله اي براي به اشتراك گذاشتن دانش نيز محسوب مي شود.
چنانچه دانش موجود در سازمان به خوبي آشكارسازي و مديريت شود، خرد سازماني تقويت و تبديل به مبنايي براي انتقال دانش و يادگيري به ديگران خواهدشد. اين دانش را مي توان در اختيار افراد و تيم ها كه نياز به حافظه پروژه اي دارند، همچنين دراختيار سازمان به عنوان يك كليت كه نياز به حافظه درازمدت و بين تيمي دارد، قرار داد. «مك مستر» (1995) مي گويد: «ماهيت سازمانها و محيط رقابتي پيرامون آنها بيانگر اين است كه يادگيري سازماني و گردآوري دانش هم در كوتاه مدت و هم براي بقا در درازمدت عامل مهمــــي جهت سلامت و بالندگي آنها به شمار مي رود.

فوايد ناشي از داشتن سيستم حافظه سازماني، در كوتاه مدت نيز مهم و قابل توجه است. وقتي تيم درجريان فرايند حل مسئله اقدام به آشكارسازي افكار، ايده ها و روشهاي خود مي كند، از آن پس تيم هاي دانشي در هنگام تكرار پروژه و يا انجام كار به شكلي نو، ديگر با مشكلات كمتري روبرو خواهندبود. جلسات نيز بسيار اثربخش تر خواهدشد. هرچه آشكارسازي دانش در سازمان بيشتر شود، جديت و دقت افزايش يافته، همكاري و هماهنگي ها نيز بهبود مي يابد. افراد جديد با مرور منابع دانش پروژه، خيلي سريعتر با پروژه آشنا مي شوند. وقتي يكي از اعضاي تيم، تيم يا سازمان را ترك مي كند، حداقل بخشي از دانش غيررسمي او درميان گروه باقي خواهدماند.

موانع موجود براي عادي شدن حافظه سازماني
علي رغم فوايد آشكار حافظه سازماني، چالشهايي در زمينه ايجاد يك حافظه سازماني اثربخش وجود دارد: 1 - دانش سازماني غيررسمي مانند يك حيوان وحشي گريزپا به سختي قابل ثبت و ضبط شدن است. 2 - رويكرد معمولي و متعارف در زمينه حافظه سازماني يعني ثبت و نگهداري اسناد، نمي تواند شرايط و واقعيت مطلب را منعكس كند. 3 - به مرور زمان مرتبط بودن دانشو درنتيجه ارزش آن از دست مي رود.

دانش سازماني تنها در مغز افراد سازمان وجود ندارد، بلكــــه ماهيت پراكنده بودن آن به طور تلويحي بيانگر آن است كه در ساختارها و فرايندهايي كه تحقق و وجود خارجي دارند مانند خط مشي هـــا، مدارك، مستندات، فناوري ها، آرايش و نظم فيزيكي، روشها، نمادها و غيره نيز تجلي مي نمايد.

دانش سازماني از تجارب و آموخته هاي گذشته و عملكردهاي جاري سازمان شروع شده، رشد و تكامل يافته و به طور سيستماتيك بسياري از افكــــــار و اقدامات ما را جهت مي بخشد و به گونه اي ما را در مواجهه موثرتر با مســايل جديد و الزامات پيچيده آنها كمك مي كند. بدين ترتيب، ابعاد مهم و متعددي از فرايند حل مسئله را از ذهن خارج كرده، به دوش ساختارها و فراينـــــــدهاي بيروني مي اندازيم. اين گونه ساختارها و فرايندها به عنوان عوامل و اجزاي حافظه سازماني، باعث تسهيل فرايند حل مسئله و بهبود توانائيهاي شناختي فردي و جمعي خواهدشد.